Nie zdążyłeś odebrać pisma z prokuratury? Listonosz zostawił Ci w skrzynce pocztowej awizo? Policjant zapukał do Twoich drzwi wręczając Ci wezwanie na rozprawę? Czy mógł to zrobić? Czy musisz pójść na rozprawę?
Forma doręczeń pism
Przepisy procedury karnej, z uwagi na funkcje gwarancyjne i zabezpieczające pewność obrotu prawnego, nie przewidują dowolności w doręczaniu pism procesowych przez organy procesowe oraz w ich wnoszeniu przez uprawnione osoby. W postępowaniu karnym orzeczenia (postanowienia i wyroki) oraz zarządzenia podlegające doręczeniu zgodnie z Kodeksem postępowania karnego, doręcza się w uwierzytelnionych odpisach (czyli z urzędowym potwierdzeniem zgodności z oryginałem). Ustawa nie wprowadza takiego wymogu w odniesieniu do innych pism, niemieszczących się w kategorii orzeczeń i zarządzeń (np. wezwań, zawiadomień).
Treść wezwań lub zawiadomień
Art. 129 k.p.k. wprowadza regulację dotyczącą formy wezwania i zawiadomienia. Pierwsza z wymienionych kategorii pism jest kierowana do tych uczestników postępowania, których stawiennictwo na czynności jest obowiązkowe, zawiadomienie zaś dotyczy tych uczestników, którzy nie mają obowiązku wziąć udziału w danej czynności (Grzegorczyk, Kodeks, t. 1, 2014, s. 479).
Co powinno zawierać wezwanie (odpowiednio zawiadomienie)?
- oznaczenie organu wysyłającego;
- oznaczenie sprawy, jakiej wezwanie dotyczy, które nie może się ograniczać jedynie do sygnatury, ale powinno mieć opis słowny (Hofmański, Sadzik, Zgryzek, Kodeks, t. 1, 2007, s. 652);
- oznaczenie, w jakim charakterze, miejscu i czasie ma się stawić adresat;
- określenie charakteru, w którym osoba jest wzywana (następuje przez wskazanie roli procesowej, w której adresat ma wystąpić, np. oskarżony, świadek, biegły);
- wskazanie, czy stawiennictwo jest obowiązkowe czy nieobowiązkowe;
- pouczenie o skutkach niestawiennictwa – w zależności od istnienia bądź nieistnienia obowiązku stawiennictwa.
Zarówno w zakresie stawiennictwa obowiązkowego, jak i fakultatywnego w związku z niestawiennictwem mogą powstać określone stany procesowe niekorzystne zarówno dla wzywanego, jak i zawiadamianego. Niewątpliwie do wystąpienia skutku konieczne jest uprzedzenie uprawnionego lub zobowiązanego o możliwości jego nastąpienia. Wzywanego należy zatem uprzedzić o możliwości zastosowania w sytuacji nieusprawiedliwionego niestawiennictwa np. kar porządkowych; pokrzywdzonego zaś należy zawiadomić, że na rozprawie istnieje możliwość złożenia wniosku w trybie art. 387 k.p.k. – dobrowolne poddanie się karze przez oskarżonego (por. Grzegorczyk, Kodeks, t. 1, 2014, s. 479).
Co istotne, w związku z koniecznością usprawiedliwiania nieobecności zaświadczeniem pochodzącym od uprawnionego lekarza sądowego, niezbędne jest również zawarcie pouczenia w tym zakresie.
Kto i w jaki sposób dokonuje doręczeń pism?
Wezwania, zawiadomienia oraz inne pisma, od których daty doręczenia biegną terminy, doręcza się przez:
- pocztę,
- inny niż poczta podmiot zajmujący się doręczaniem korespondencji,
- pracownika organu wysyłającego,
- organ procesowy dokonujący czynności – w toku tej czynności,
- Policję – tylko w razie niezbędnej konieczności.
Podstawowym sposobem doręczenia pisma jest przekazanie go bezpośrednio adresatowi, tzw. doręczenie bezpośrednie. Oznacza to konieczność wręczenia pisma do rąk adresata (art. 132 § 1 k.p.k.) lub nadanie go za pośrednictwem telefaksu lub poczty elektronicznej (art. 132 § 3 k.p.k.) W przypadku doręczenia pisma za pośrednictwem środków technicznych: telefaksu, poczty elektronicznej – dowodem dokonania doręczenia jest potwierdzenie transmisji danych. Za niedopuszczalne jednak uznać należy doręczenie za pomocą środków technicznych zaskarżalnych decyzji organów procesowych (np. wyrok z uzasadnieniem).
Doręczenie pośrednie ujęte w art. art. 132 § 2 k.p.k. pozwala na dokonanie tej czynności przy spełnieniu dwóch przesłanek: w razie chwilowej nieobecności adresata w jego mieszkaniu oraz przebywaniu w mieszkaniu dorosłego domownika.
Czasowa nieobecność adresata oznacza nieobecność przejściową, a nie stałą. Nie może to zatem być nieobecność cechująca się zerwaniem więzi z danym miejscem jako mieszkaniem (W. Grzeszczyk, Doręczenie…, s. 120). Toteż możesz np. odebrać przesyłkę adresowaną do swojej córki, która poszła do sklepu i w momencie przyjścia listonosza nie ma jej w domu, ale nie może już odebrać takiej przesyłki w przypadku, gdy córka wyjechała do innego miasta i tam zamieszkała.
Dorosłym domownikiem jest taka osoba, która spełnia wymóg pełnoletniości i pozostaje we wspólnym gospodarstwie z adresatem (postanowienie SN z 13.11.1996 r., III RN 27/96, OSNAPiUS 1997/11, poz. 187). Tym samym nie będzie nim osoba wprawdzie dorosła i najbliższa dla adresata, ale zamieszkująca pod innym adresem (por. wyrok SA w Gdańsku z 20.10.2016 r., II AKa 95/16, LEX nr 2333212).
Ważne! W przypadku doręczenia pośredniego, datą doręczenia jest data pozostawienia pisma u uprawnionego podmiotu (dla przykładu, jeśli Twoja babcia dnia 14 kwietnia odebrała od listonosza adresowaną do Ciebie przesyłkę z sądu, a przekazała Ci ją dopiero 16 kwietnia – termin dla Ciebie biegnie od dnia doręczenia pisma babci, tj. 14 kwietnia).
Pisma doręcza się za pokwitowaniem odbioru. Odbierający potwierdza odbiór swym czytelnym podpisem zawierającym imię i nazwisko na zwrotnym pokwitowaniu, na którym doręczający potwierdza swym podpisem sposób doręczenia.
Drugą formą doręczenia pisma przewidzianą w § 2 art. 132 k.p.k. jest pozostawienie go w administracji domu, dozorcy lub sołtysowi. Dopuszczalność skorzystania z tej formy reglamentuje wcześniejsze stwierdzenie nieobecności adresata w domu oraz nieobecności dorosłego domownika. Jak wskazano, niezbędne jest uzyskanie zgody podmiotu, u którego pozostawia się pismo, na następcze przekazanie go adresatowi. W sytuacji skorzystania z tej formy doręczenia niezbędne jest pozostawienie zawiadomienia o tym fakcie, jak tego wymaga przepis art. 133 § 2 (Hofmański, Sadzik, Zgryzek, Kodeks, t. 1, 2004, s. 608), do którego to obecnie odsyła ustawodawca.
Kiedy nie można zastosować doręczenia pośredniego?
Zgodnie z art. 132 § 4 k.p.k do zawiadomienia o terminie pierwszej rozprawy głównej, terminie posiedzenia w przedmiocie warunkowego umorzenia postępowania (art. 341 § 1), skazania bez rozprawy na wniosek prokuratora (art. 343 § 5), skazania bez rozprawy na wniosek oskarżonego (art. 343a) i sprostowania wyroku (art. 420 § 1) oraz wyroku nakazowego (art. 500 § 1) nie stosuje się doręczeń:
- do rąk dorosłego domownika,
- administracji domu, dozorcy domu lub sołtysowi,
- miejscu stałego zatrudnienia adresata.
Tym samym dwiema dopuszczalnymi formami doręczeń w wymienionych powyżej sytuacjach będzie doręczenie osobiste (art. 132 § 1), doręczenie przez awizo (art. 133 § 1 i 2) i doręczenia na adres skrzynki pocztowej (art. 132 § 1a). Wykładnia językowa art. 132 § 4 wskazuje, że chodzi tu tylko o rozprawę główną, a więc ma on zastosowanie w postępowaniu rozpoznawczym. W konsekwencji nie stosuje się ograniczeń sposobu dokonania doręczenia w postępowaniu odwoławczym oraz w postępowaniach następczych, np. w postępowaniu o wydanie wyroku łącznego (Świecki Dariusz (red.), Kodeks postępowania karnego. Tom I. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2020).
Doręczenie zastępcze, awizo
Jeżeli doręczenie nie możne dojść do skutku w sposób bezpośredni lub pośredni, tj. ustalono nieobecność adresata w mieszkaniu i brak możliwości pozostawienia pisma dorosłemu domownikowi lub też ustalono, że pismo nie może być doręczone dorosłemu domownikowi z uwagi na zakaz wynikający z art. 132 § 4 k.p.k. (na kopercie zawierającej pismo niezbędne jest zawarcie zastrzeżenia o zakazie doręczania innemu podmiotowi niż wymieniony jako adresat), stosuje się doręczenie zastępcze.
Doręczenie zastępcze polega na pozostawieniu pisma w najbliższej placówce pocztowej operatora pocztowego, a przesłane w inny sposób w najbliższej jednostce Policji albo we właściwym urzędzie gminy. Samo pozostawienie pisma we wskazanym urzędzie nie powoduje jeszcze skuteczności doręczenia. Dodatkowo niezbędne jest pozostawienie zawiadomienia o dokonaniu tej czynności w skrzynce do doręczania korespondencji bądź na drzwiach mieszkania lub w innym widocznym miejscu. Zawiadomienie to powinno zawierać informację o miejscu pozostawienia pisma, czasie, kiedy to nastąpiło oraz terminie do jego odebrania, który wynosi 7 dni (S. Steinborn [w:] Grajewski, Paprzycki, Steinborn, Kodeks, t. 1, 2015, komentarz do art. 133). Czynność polegająca na próbie doręczenia wezwania powinna zostać powtórzona po upływie 7-dniowego terminu oznaczonego adresatowi do jego odebrania. Wówczas niezbędne jest awizowanie pisma po raz kolejny. Datą doręczenia pisma jest dzień rzeczywistego odebrania go przez adresata lub w przypadku jego niedoręczenia – ostatni dzień wskazanego drugiego 7-dniowego terminu. Obliczenie drugiego z terminów możliwe jest z uwagi na konieczność odesłania do organu procesowego nieodebranej korespondencji (arg. z art. 136 § 2). Poprawne wykonanie wskazanych czynności powoduje, że pismo uznaje się za doręczone.
Należy zauważyć, że przepis wskazuje na trzy miejsca pozostawienia awiza. Są to odpowiednio: skrzynka do doręczania korespondencji, drzwi mieszkania lub inne widoczne miejsce .
Pełnomocnik do odbioru korespondencji
Podmioty, takie jak: obrońca lub pełnomocnik będący adwokatem lub radcą prawnym, inny uczestnik postępowania karnego, któremu stan zdrowia uniemożliwia lub w znacznym stopniu utrudnia osobiste odebranie pisma w placówce pocztowej, mogą ustanowić pełnomocnika do odbioru korespondencji. Pamiętaj, że pismo uznaje się za doręczone w dacie dokonania odbioru przez pełnomocnika pocztowego.
Doręczenie osobie przebywającej za granicą
Strona, a także osoba niebędąca stroną, której prawa zostały naruszone, nieprzebywająca w kraju ani w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, ma obowiązek wskazać adresata dla doręczeń w kraju lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej; w razie nieuczynienia tego, pismo wysłane na ostatnio znany adres w kraju lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej albo, jeżeli adresu tego nie ma, załączone do akt sprawy uważa się za doręczone.
Uznanie pisma za doręczone
Jeżeli strona, nie poda nowego adresu, zmienia miejsce zamieszkania lub nie przebywa pod wskazanym przez siebie adresem, w tym także z powodu pozbawienia wolności w innej sprawie, pismo wysłane pod tym adresem uważa się za doręczone. Dotyczy to także strony, która zgłosiła wniosek o dokonywanie doręczeń na adres oznaczonej skrytki pocztowej i nie zawiadomiła organu o zmianie tego adresu lub zaprzestaniu korzystania z niego.
Ustawodawca w art. 139 k.p.k. wskazuje, że skutkiem niepowiadomienia organów procesowych na danym etapie procesu o zmianie miejsca zamieszkania lub pobytu jest domniemanie, że pismo wysłane pod ostatnio wskazanym adresem zostało doręczone. Warunkiem przyjęcia domniemania doręczenia pisma jest jednak uprzednie pouczenie strony o treści art. 139 k.p.k. Dla zastosowania domniemania doręczenia pisma w miejscu dotychczasowego zamieszkania strony nie ma znaczenia, z jakich przyczyn i w jakich okolicznościach strona zmieniła miejsce zamieszkania. Znaczenie ma jedynie to, czy w związku ze zmianą zamieszkania strona miała możność zawiadomienia organu procesowego o tej zmianie, czy też była ona ograniczona lub nie miała jej w ogóle (zob. uchwała SN z 18.01.1962 r., VI KO 67/61, OSNPG 1962/1–6, poz. 29).
Najczęściej popełniany błąd
Z tematem doręczeń w sprawach karnych wiąże się sposób obliczania terminu. Zagadnieniu temu zostanie poświęcony odrębny wpis, niemniej jednak, w tym miejscu warto zasygnalizować, iż niekiedy wysoce problematyczne dla klientów jest przypomnienie sobie daty, kiedy doręczono im pismo w sprawie karnej, od której biegnie np. termin do wniesienia zażalenia. Dlatego tak istotnie jest zanotowanie tej daty np. bezpośrednio na kopercie, na doręcznym piśmie bądź w kalendarzu, by nie popełnić błędu w obliczaniu terminu do wniesienia środka zaskarżenia i tym samy narazić się na uchybienie terminowi do wniesienia środka zaskarżenia , co spowoduje jego odrzucenie.